어린이집 운영하시면서 서류 작업 때문에 골치 아프셨던 원장님들 많으시죠? 특히 매달 반복되는 회계 업무는 끝이 없는 뫼비우스의 띠처럼 느껴지기도 합니다. 예산 편성부터 지출결의서 작성, 보조금 정산, 그리고 각종 회계 보고서까지. “이걸 언제 다 하나” 한숨 쉬어본 경험, 다들 있으실 겁니다. 그런데 경기도에서는 이러한 고민을 덜어줄 획기적인 시스템이 도입되어 많은 원장님들로부터 긍정적인 반응을 얻고 있습니다.
경기도 회계관리시스템 도입 후 긍정적 효과 3가지
- 투명한 재정 운영으로 학부모와 기관의 신뢰도 향상
- 복잡한 회계 업무 간소화로 인한 행정업무 효율 극대화
- 실시간 데이터 기반의 체계적인 예산 및 자금 흐름 관리
재정 투명성 강화로 얻는 신뢰
투명한 재정 운영으로 신뢰도 UP
경기도 회계관리시스템 도입 후 가장 큰 변화는 바로 ‘재정 투명성’이 높아진 점입니다. 기존에는 수기로 장부를 작성하고 증빙서류를 일일이 풀로 붙여 보관하는 등 번거로움이 많았고, 회계 관리에 미숙할 경우 의도치 않은 실수가 발생하기도 했습니다. 하지만 이제는 모든 수입 관리 및 지출 관리가 시스템을 통해 투명하게 이루어집니다. 모든 회계 서류와 증빙서류가 시스템에 전자문서 형태로 저장 및 보관되어 종이 서류를 별도로 출력해 비치할 필요가 없어졌습니다. 이는 어린이집 평가제나 지도점검 대비에도 매우 효과적이며, 무엇보다 학부모에게 우리 어린이집의 운영비를 투명하게 공개함으로써 공공성을 강화하고 신뢰도를 높이는 데 크게 기여합니다.
업무 효율화로 시간과 비용 절감
반복적인 회계 업무 이제는 안녕
원장님과 회계 담당 선생님들의 ‘시간 절약’과 ‘업무 효율화’는 시스템 도입의 가장 직접적인 효과라고 할 수 있습니다. 전자결재 기능으로 원장님이 부재중일 때도 신속한 업무 처리가 가능하며, 급여 관리나 물품 관리 내역이 회계 시스템과 연동되어 반복적인 입력 작업을 줄여줍니다. 특히, 시스템을 사용하면 민간 회계 프로그램을 사용하는 것보다 비용 절감 효과도 볼 수 있습니다. 경기도는 시스템 도입을 돕기 위해 사용이 능숙한 원장들을 보육 코디네이터로 위촉해 초기 사용자들을 위한 교육을 지원하고, 헬프데스크를 운영하여 사용자 편의성을 높였습니다.
| 업무 단계 | 이전 방식 (수기) | 경기도 회계관리시스템 도입 후 |
|---|---|---|
| 증빙서류 관리 | 풀로 붙여 서류철에 보관, 분실 위험 | 스캔하여 전자문서로 첨부, 영구 보관 |
| 결재 과정 | 원장님 대면 결재, 부재 시 업무 지연 | 온라인 전자결재로 시간, 장소 제약 없음 |
| 장부 작성 | 수기 장부 작성, 계산 오류 발생 가능 | 자동 전표 처리로 장부 작성 오류 최소화 |
| 보고서 작성 | 월말, 연말에 수작업으로 통계 및 보고서 작성 | 클릭 한 번으로 다양한 회계 보고서 자동 생성 |
체계적인 예산 관리의 시작
스마트한 예산 관리로 안정적인 어린이집 운영
주먹구구식 예산 운영은 이제 그만. 경기도 회계관리시스템은 체계적인 예산 관리와 재정 운영을 가능하게 합니다. 연간 예산 편성은 물론, 실시간으로 예산 집행 현황을 파악하고 자금 흐름을 확인할 수 있어 불필요한 지출을 막고 안정적인 어린이집 운영의 기틀을 마련할 수 있습니다. 특히 보조금 정산과 같이 복잡한 업무도 시스템을 통해 간편하게 처리할 수 있으며, 회계 처리 오류를 사전에 검증하는 기능도 제공됩니다. 최근에는 기존 시스템의 기능을 개선한 ‘제2기 경기도 어린이집 관리시스템’이 운영을 시작했으며, 여기에는 아동별 청구수납 연동, 교직원 급여 내역 연동 등 사용자 편의 기능이 추가되어 더욱 스마트한 회계 관리가 가능해졌습니다.
혹시 시스템 도입이 망설여지시나요
도입 초기 어려움과 든든한 지원 정책
새로운 시스템을 도입하는 과정이 순탄하지만은 않았습니다. 도입 초기에는 시스템 오류나 사용법 미숙으로 인한 불편함을 호소하는 목소리도 있었습니다. 하지만 경기도는 이러한 문제 해결을 위해 지속적으로 시스템을 업데이트하고 기능을 개선하고 있습니다. 또한, 사용자 매뉴얼과 온라인 교육 자료를 제공하고, 원격 지원이 가능한 고객지원센터(헬프데스크)를 운영하여 초기 사용자들이 시스템에 원활하게 적응할 수 있도록 돕고 있습니다. 이제는 모바일 앱을 통해서도 일부 업무를 간편하게 처리할 수 있어 사용자 편의성이 더욱 높아졌습니다.